TUTORIAL MENGGUNAKAN FASILITAS MAIL MERGE MICROSOFT WORD DALAM MEMBUAT SURAT MASAL

1. Membuka aplikasi Microsoft Word

2.  Jika membuat dokumen surat pada Microsoft Word, jangan lupa beri jarak spasi untuk meletakkan data yang akan diinputkan dari data Mail Merge. 

3.  Setelah dokumen selesai, lalu buka menu Mailing >> Start Mail Merge >> Letters. Seperti gambar di bawah ini. 

                         

4. Setelah itu klik menu Select Recipients >>Type new List.  

                          

Ket:

·         Type New List… : berfungsi untuk membuat data tujuan yang baru.

·         Use Existing List… : berfungsi untuk memilih jenis data yang pernah dibuat (data berbentuk sebuah tabel). Apabila memilih ini, maka klilk Browse untuk memilih file data.

·         Select from Outlook Contacts…: berfungsi untuk memilih jenis data yang berada dalam daftar alamat pada Microsoft Outlook.

 

5.  Akan muncul jendela toolbar seperti dibawah ini.

Ket:

·         New Entry : berfungsi untuk memasukkan data yang baru.

·         Delete Entry : berfungsi untuk menghapus data yang telah di masukkan dalam daftar alamat tujuan.

·         Find… : berfungsi untuk mencari data tertentu pada daftar data tujuan.

·         Customize Columns… : berfungsi untuk menentukan nama Field baru sesuai dengan kebutuhan data

 

1

      6. Pilih tombol Customize Colums, tombol tersebut berguna untuk mengatur daftar field yang akan digunakan. 

                                       

Ket:

·         Add…         = berfungsi untuk menambahkan Field Names.

·         Delete          = berfungsi untuk menghapus, jika ada Field Names yang tidak digunakan.

·         Rename…    = berfungsi untuk mengubah/mengganti nama-nama yang pada Fields Name.

·         Move Up      = berfungsi untuk memindahkan Fields Name ke atas.

·         Move Down = berfungsi untuk memindahkan Fields Name ke bawah.

 

7.  Setelah itu akan muncul jendela Customize Address List, kotak tersebut berisikan data yang akan di inputkan pada surat yang tadi kita buat. 

8.  Karena pada surat yang dibuat kita hanya akan menginputkan data nama dan alamat, maka tugas kita yaitu menghapus semua fields pada kotak perintah dengan klik tombol delete. maka akan muncul kotak dialog pertanyaan. Klik yes.  

         

9.      Hapus field hingga kosong seperi gambar berikut ini.

                                           

10. Kemudian buatlah field baru sesuai dengan data yang akan diinputkan pada surat yang dibuat, yaitu data nama dan alamat.  

11. Setelah data field diinpput, klik yes.

12.      Setelah data pertama di inputkan, untuk membuat baris selanjutnya klik tombol New Entry sebanyak yang dibutuhkan. lalu klik ok. 

            

13.  Kemudian simpan data yang di inputkan, lalu save  

        

14. Setelah proses diatas selesai, sekarang kita akan menjalankan mail merge yang kita buat. Pilih Mail Merge >> Insert Merge Field, maka akan muncul daftar file yang tadi di input. Seperti gambar

     

15. Untuk menampilkan data, klik tombol Preview Result, lihat pada gambar, jika data yang di inputkan benar maka hasil gambarnya sama.  

           

       

16. Dan beginilah hasilnya

 Terima kasih telah berkunjung ke blog saya. Semoga artikel yang saya buat ini berguna dan dapat menambah wawasan teman-teman sekalian :)